LA ENTREVISTA Y EL CUESTIONARIO

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LA ENTREVISTA Y EL CUESTIONARIO

LA ENTREVISTA

Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistemaexistente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este métodoa las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.

Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicaciónentre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevistaofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.

Preparación de la Entrevista

1.        Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).

2.        Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).

3.        Fijar un límite de tiempoy preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).

4.        Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).

5.        Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).

Conducción de la Entrevista

1.        Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).

2.        Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).

3.        Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).

4.        Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).

5.        Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).

6.        Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).

7.        Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.

8.        Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).

Secuela de la Entrevista

1.        Escribir los resultados ( Documentación).

2.        Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).

3.        Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).

Recabar datos mediante la Entrevista

La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma.

En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.

Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistenciapotencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.

Determinación del tipo de Entrevista

La estructura de la entrevista varia. Si el objetivode la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres

Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posible respuestas.

Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.

Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada

FORMA DE PREGUNTA ABIERTA

FORMA DE PREGUNTA CERRADA

Ejemplo: obtener la información sobre las características de diseños críticas para los empleados. " algunos empleados han sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar un sistema de computadora que maneje todos los cálculos..." bajo estas circunstancias ¿ apoyaría usted el desarrollo de un sistema de este tipo?.

Ejemplo: obtener la información sobre las Características de diseño críticas para los empleados. " La experiencia le ha proporcionado una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos..." Me gustaría que usted contestara algunas preguntas específicas en relación en lo anterior: -¿Qué etapas trabajas bien?¿cuáles no -¿En donde se presenta la mayor parte del problema? - ¿Cuándo ocurre un atraso, cómo se maneja? Entre otros

Selección de Entrevistados

Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para recopilar toda la información que se necesite en la investigación; incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros métodos de recabación de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio los analistas que estudian la administración de inventariospueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal de almacény a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán a los gerentes más importante.

Realización de Entrevista

La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.

El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficinade gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo "Estamos aquí para resolver su problema".

A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes preguntas:

·         ¿Qué es lo que me está diciendo la persona?

·         ¿Por qué me lo está diciendo a mí ?

·         ¿Qué está olvidando?

·         ¿Qué espera está persona que haga yo?

	Entrevista estructurada	Entrevista no estructurada
VENTAJAS	-Asegura la elaboración uniforme de las preguntas para todos los que van a responder. -Fácil de administrar y evaluar. -Evaluación más objetiva tanto de quienes responden como de las respuestas a las preguntas. -Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador. -Resulta en entrevistas más pequeñas.	-El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde. -El entrevistador puede explotar áreas que surgen espontáneamente durante la entrevista. -Puede producir información sobre área que se minimizaron o en las que no se pensó que fueran importantes.
DESVENTAJAs	-Alto costo de preparación. -Los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y carácter mecánico de las preguntas. -Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas las situaciones. -El alto nivel en las estructuras reduce responder en forma espontánea, así como la habilidad del entrevistador para continuar con comentarios hacia el entrevistado.	-Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde como del entrevistador. -Los entrevistadores pueden introducir sus sesgos en las preguntas o al informar de los resultados. -Puede recopilarse información extraña -El análisis y la interpretación de los resultados pueden ser largos. -Toma tiempo extra recabar los hechos esenciales.

Cuestionario

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.

CARACTERÍSTICAS

1.Es un procedimiento de investigación.

• 2.Es una entrevista altamente estructurada.
• 3."Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir".
• 4.Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir información sobre grupos numerosos.
• 5.El sujeto que responde, proporciona por escrito información sobre sí mismo o sobre un tema dado.
• 6.Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo la verdad o produciendo notables alteraciones en ella. Además, la uniformidad de los resultados puede ser aparente, pues una misma palabra puede ser interpretada en forma diferente por personas distintas, o ser comprensibles para algunas y no para otras. Por otro lado, las respuestas pueden ser poco claras o incompletas, haciendo muy difícil la tabulación.

Recabación de datos mediante cuestionarios

Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamento, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiable.

Selección de formas para cuestionarios

El desarrollo y distribuciónde los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

Cuestionario Abierto

Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.

El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.

Cuestionario Cerrado

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.

Cuestionario Mixto

Es aquél que considera en su construcción tanto preguntas cerradas como abiertas.

EJEMPLOS:

Cuestionario:

Preguntas Personales:

1-Hábleme de usted

2-Cómo cree que le ven los demás

3-Cómo se relaciona con los demás

4-Cómo se enfrenta Ud. A los problemas

5-Le gusta trabajar en equipo o sólo

6-Cree que tienes dotes de mando / capacidad de liderazgo

7-Que espera Ud. de la vida

Preguntas sobre Formación:

1-Por qué decidió estudiar.......

2-Cree que su decisión fue acertada

3-Que fue lo que más le gustaba y lo que menos

4-Considera que su nivel de cualificación fue el adecuado

5-Le pareció provechoso los conocimientos del curso que hizo..............

Preguntas sobre Experiencia Laboral:

1-Que funciones realizaba en la empresa...............

2-Hábleme de sus jefes y compañeros anteriores

3-Qué opinión tiene del ambiente de trabajo de la misma

4-Por qué se marchó de la empresa...............

Preguntas sobre el Puesto de Trabajo:

1-Qué conoce de nuestra empresa

2-Por qué quiere trabajar con nosotros

3-Confía en su capacidad para desempeñar éste puesto

4-Qué es lo que más le interesa y lo que menos del puesto de trabajo

5-Qué espera del puesto

6-En qué se diferencia de los demás candidatos

7-Qué salario quiere percibir

8-Cuáles son sus expectativas de futuro

9-Qué es para Ud. Lo más importante en un empleo.

Laentrevista

Por qué estudiaste ...?
Cuando decidiste estudiar.....¿qué otras carreras te atraían igualmente?
¿Quién influyó más en ti a la hora de elección de carrera?
Háblame de tus calificaciones durante tus estudios ¿qué asignaturas te gustaban más o menos? ¿En que asignaturas sacabas peores notas, mejores?
¿En que medida tus calificaciones se deben tu esfuerzo personal y en que medida a tu inteligencia?
¿Porqué abandonaste tus estudios?
¿Cómo estudiabas, qué sistema seguías?
¿Preparabas los temas en equipo o preferías estudiar sol@?
¿Dónde aprendiste a hablar inglés, francés..?
¿Qué cambios hubieras introducido en el plan de estudios de tu facultad, instituto..?
¿Cuál fue la experiencia más gratificante durante tu vida de estudiante?
¿Piensas proseguir o ampliar tus estudios de alguna manera?
Si volvieras a empezar tus estudios ¿Qué cosas harías de modo diferente?
Háblame de tu formación complementaria ¿qué seminarios o cursos de corta duración has realizado? ¿qué te motivo a realizarlos?
¿Tuviste algún puesto representativo durante tu tiempo de estudiante? (delegado de curso, miembro de la tuna, Viaje de paso a ecuador....)
¿Qué estudios realizó y porque los eligió?
¿Repetiría su elección de estudios si volviera a empezar?
Destaque la formación que posea que más se ajuste al puesto
¿Está dsipuesto a completar su formación en lo que precise?
¿Qué idiomas conoce y a qué nivel?
¿Aceptaría condicionar su retribución a los progresos de su formación?